营口职业技术学院收文处理工作规程

收文是指外单位寄送职业技术学院的公文。 一、收文工作要求 1、查收清点机要文件、挂号件的份数，如收到会议通知当即拆封，及时处理。 2、文件按作者单位和文号、分别登记，重要文件要附上文件阅办单。急件要在文件左上角打上"急”字，然后送院办主任阅批。 3、根据院办主任的拟办意见，分送院领导阅批或部门阅办。分送院领导阅批的文件，要先登记在院领导文件传阅登记薄上，附上阅文清单注明份数，然后再送院领导阅批。 4、经院领导阅批后退回的文件，及时消帐。根据领导批示及时转给下一位领导阅示或送有关部门承办。 5、领导批复给部门承办的文件，应及时送到承办部门，并办理签收手续。对批给几个部门承办的文件，依次送给有关部门阅办并办理签收手续。 6、对于传阅的文件，一般性文件两日内阅完，急件当日阅完不得滞留。要及时催办，按期办理，尽量缩短文件周转期。对需承办事项，机要秘书负责登记和督办，以免误事。 7、领导传阅完毕和部门阅办后退回的文件及时消帐，按文件作者单位和文号次序存放在规定的文件盒内，做好平时予立卷工作，妥善保存，以便查阅和归档。 8、对普发性的文件，根据领导批示及时发至有关系、处级单位，并登记签收。 9、做好文件立卷工作，根据工作的需要将一年的文件收齐、整理，按作者单位和文号抄写卷内目录、编写页号完成立卷工作。 10、每学期末将下发的文件限期退回。每两年一次将不需要的文件进行登记由办公室主任审查批准,送指定的造纸厂监销. 二、收文工作程序 序号 步骤 要　　　求 注意事项 1 签收 　　认真仔细 　　清点份数、　收件单位是否正确 2 登记 　　文件进行登记、附文件阅处单 3 分办 　　送交院办主任签批   4 批办 　　根据院办主任批意送院长批阅   5 传阅 　　按领导指示及时分送传阅   6 承办 　　需要承办的文件按领导指示送承办单位办理   7 归档、销毁 　　按有关档案管理规定分别归档、销毁 参照归档规程监销